Factura electrónica entre empresas: fechas y qué preparar

Si tienes una pyme, en el último año te han hablado de facturas más que en toda tu vida: Verifactu, el código QR, la factura electrónica, la ley Crea y Crece. Es normal que todo acabe mezclado en una sola preocupación difusa, algo así como «tengo que cambiar algo del programa de facturas antes de no sé cuándo». Pero son dos obligaciones distintas, con calendarios distintos, y la de la factura electrónica entre empresas está a punto de arrancar su cuenta atrás.

Esto es para ti si facturas a otras empresas o autónomos, o si ellos te facturan a ti (o sea, casi seguro que sí). Al acabar tendrás claro qué está aprobado, qué fechas son firmes y cuáles todavía no, y qué puedes ir preparando este otoño sin comprar nada.

Qué hay aprobado y qué falta

La obligación viene de 2022. La Ley 18/2022, de creación y crecimiento de empresas —la famosa «Crea y Crece»— estableció que todas las empresas y profesionales tendrían que emitir, enviar y recibir facturas electrónicas cuando trabajan entre sí. Lo que faltaba era el reglamento que dijera cómo.

Ese reglamento ya existe. Es el Real Decreto 238/2026, publicado en el BOE el 31 de marzo y en vigor desde el 20 de abril. Pero ojo: aquí «en vigor» no quiere decir «obligatorio». El propio real decreto deja su aplicación en pausa hasta que entre en vigor una orden ministerial que regule la parte técnica de la herramienta pública de la Agencia Tributaria. Es esa orden la que pone el reloj en marcha.

Hacienda sacó el proyecto de esa orden a información pública en abril, y en el borrador la fecha de entrada en vigor es el 1 de octubre de 2026. Hasta que la versión definitiva salga en el BOE, tómatela como fecha prevista, no firme, aunque es la referencia con la que conviene planificar.

El calendario, contado desde esa orden

La nota de la Agencia Tributaria lo resume en tres escalones. Entre paréntesis tienes la fecha que saldría si la orden entra en vigor el 1 de octubre, como prevé el borrador:

• Empresas con más de 8 millones de euros de volumen de operaciones el año anterior: doce meses después (octubre de 2027). Durante su primer año de obligación, además, tendrán que acompañar cada factura electrónica con un PDF legible.
• Todos los demás, que es la inmensa mayoría de pymes y autónomos: veinticuatro meses después (octubre de 2028).
• Autónomos personas físicas y entidades en atribución de rentas, como las comunidades de bienes: emiten y reciben en el segundo escalón, pero la parte de informar del estado de las facturas no se les exige hasta los treinta y seis meses (octubre de 2029).

Hay un detalle que se cuenta poco y que te afecta antes de tiempo: vas a recibir facturas electrónicas antes de estar obligado a emitirlas. Si tus proveedores grandes —la eléctrica, el mayorista, la empresa de renting— pasan del umbral, desde el primer escalón te facturarán así. Lo del PDF adjunto está pensado precisamente para que quien aún no se ha adaptado pueda leerlas.

La herramienta pública tiene que estar disponible al menos dos meses antes de la primera fecha; si se cumple el borrador, como tarde a finales del verano de 2027.

No es Verifactu, y no lo sustituye

Verifactu va de cómo tu programa de facturación registra las facturas: que no se puedan borrar ni retocar sin dejar rastro, que lleven su QR y, si eliges esa modalidad, que los registros se envíen a Hacienda. Tras el último aplazamiento, aprobado en el Real Decreto-ley 15/2025, las sociedades tienen hasta el 1 de enero de 2027 y el resto de obligados, autónomos incluidos, hasta el 1 de julio de 2027.

La factura electrónica entre empresas va de otra cosa: del formato en que la factura viaja hasta tu cliente (un fichero estructurado, no un PDF), del canal por el que viaja y, sobre todo, de lo que pasa con ella después.

Son dos normas distintas con dos fechas distintas. Cumplir una no te libra de la otra. Lo razonable es que tu programa resuelva ambas, pero eso tienes que preguntarlo, no darlo por hecho.

Lo que de verdad cambia: la vida de la factura después de enviarla

El formato es la parte técnica y, en la práctica, te lo resuelve tu proveedor de software. Lo que te toca a ti es otra cosa, y es la razón de ser de toda la ley: combatir la morosidad.

Cuando la obligación te alcance, como cliente tendrás que decirle a tu proveedor si aceptas o rechazas cada factura, y avisarle cuando la hayas pagado entera. Y a la solución pública de Hacienda tendrás que comunicarle el rechazo, si lo hay, la fecha de pago completo y la fecha de vencimiento. Como proveedor, sabrás en qué estado está cada factura que has emitido y podrás comunicar también cobros e impagos.

Traducido: hoy una factura sale y lo siguiente que sabes es si se ha cobrado. Con este sistema, cada factura tiene estados y alguien tiene que ir moviéndolos. Eso no es tecnología, es un proceso: quién revisa lo que llega, quién lo da por bueno y quién marca que está pagado.

Dos datos prácticos del borrador de la orden. Cada factura se identificará con un código único formado por el NIF del emisor, la serie, el número y la fecha, así que tu numeración tiene que estar limpia. Y la herramienta gratuita de Hacienda funciona con un formulario web, factura a factura, entrando con certificado digital o Cl@ve. Si emites diez facturas al mes, puede bastarte. Si emites doscientas, probablemente no.

Qué preparar este otoño, sin gastar un euro

1. Averigua en qué escalón estás. Pídele a tu gestoría el volumen de operaciones del año pasado. Para la mayoría de pymes la respuesta será «el de veinticuatro meses», y eso ya quita mucha presión.
2. Hazle tres preguntas por escrito a tu programa de facturación. ¿Cuándo estaréis listos para Verifactu? ¿Emitiréis la factura electrónica en el formato que usa la solución pública (UBL) y os conectaréis a ella o a una plataforma privada? ¿Cómo gestionaré desde el programa los estados de aceptación y pago? Si la tercera respuesta es vaga, apúntalo.
3. Haz inventario de cómo te llegan hoy las facturas. Correo con PDF, papel, el portal del proveedor, WhatsApp. Cuenta cuántas recibes al mes y de cuántos proveedores. Esa cifra decide si te vale el formulario gratuito o necesitas algo más.
4. Ponle dueño al proceso de estados. Decide quién da por buena una factura recibida y quién marca que está pagada. Si hoy eso lo hace «quien se acuerde», es lo primero que conviene arreglar, con ley o sin ella.
5. Limpia series y datos de clientes. Numeraciones duplicadas, series que cambian cada año sin criterio, clientes sin NIF o con la razón social antigua. En un sistema donde la factura se identifica justo por esos datos, cada error es un rechazo.

Cuándo no tiene sentido correr

Si alguien te llama este mes para venderte «la plataforma de factura electrónica obligatoria» con prisas, desconfía. La orden definitiva aún no está en el BOE, las especificaciones técnicas pueden moverse y, si estás en el segundo escalón, te quedan dos años. Cambiar de programa de facturación ahora solo tiene sentido si el tuyo ya te daba guerra o si no va a llegar a tiempo a Verifactu, que eso sí está a la vuelta de la esquina.

Tampoco merece la pena montar integraciones a medida contra la solución pública antes de que se publiquen las especificaciones finales. Lo que sí puedes automatizar ya, porque no depende del formato, es lo que rodea a la factura: leer las que llegan por correo y cuadrarlas con pedidos y albaranes, saber cuáles están pendientes de revisar, avisar de las que vencen y perseguir las que no se cobran. Cuando llegue la obligación, ese trabajo seguirá existiendo; solo cambiará el fichero.

En resumen: el reglamento está aprobado, la cuenta atrás depende de una orden prevista para el 1 de octubre, y lo que más te va a cambiar no es el formato, sino tener que llevar al día el estado de cada factura.

Si ese circuito de revisar, aprobar y marcar como pagado vive hoy en una hoja de cálculo y en la cabeza de una sola persona, es buen momento para ordenarlo con una automatización a medida, antes de que el calendario lo haga por ti.