Lo que cuesta de verdad una hora de trabajo en tu pyme

Doce euros la hora. Es lo que te sale si divides el sueldo bruto entre las horas del contrato, y es el número con el que se decide casi siempre si merece la pena quitarle una tarea a alguien. El problema es que esa hora no la paga nadie a doce euros: tu coste real está bastante más arriba. Esto va para el dueño que está mirando qué soltar y quiere decidirlo con el número bueno. Se calcula en diez minutos y cambia más decisiones de las que parece.

El número fácil se deja tres cosas fuera

El sueldo dividido entre las horas del contrato tiene la ventaja de que lo tienes a mano. Y el defecto de ignorar tres partidas que sí pagas todos los meses:

• Lo que pagas por encima del sueldo. Las cotizaciones a cargo de la empresa no son un detalle: sumadas rondan el 30 % del bruto antes siquiera de contar la prima de accidentes de trabajo, que depende de tu actividad. Los tipos de 2026 están en la Orden PJC/297/2026, por si quieres los decimales.
• Las horas que pagas y no se trabajan. Vacaciones (el Estatuto de los Trabajadores fija un mínimo de treinta días naturales), catorce festivos al año, bajas, permisos, la mañana del médico. Salen del mismo sueldo y no aparecen en el denominador de la cuenta rápida.
• El coste del puesto. Ordenador, licencias, móvil, la parte de gestoría, la formación, la mesa donde se sienta. Si esa persona no estuviera, tampoco pagarías esto.

Ninguna de las tres es discutible. Simplemente no están en el número que usas para decidir.

La cuenta, en cuatro líneas

No necesitas un Excel bonito. Necesitas cuatro números por puesto tipo:

1. Coste empresa al año. Bruto anual más cotizaciones. Si no quieres afinar, multiplica el bruto por 1,32 y tienes una aproximación razonable para trabajo de oficina. Tu gestoría te da el número exacto en un minuto, porque ya lo tiene calculado.
2. Coste del puesto al año. Todo lo que gastas en esa persona que no es sueldo. En una pyme suele quedarse entre 1.500 € y 3.000 €, salvo que haya herramientas caras de por medio.
3. Horas realmente trabajadas. Parte de las horas de tu convenio (lo habitual ronda las 1.750–1.800 al año a jornada completa) y réstale las ausencias que de verdad hubo el año pasado. No te inventes un porcentaje: míralo.
4. Divide. Coste total entre horas trabajadas. Ya está.

Hazlo por perfil y no por persona: administración, taller, comercial. Con tres números cubres casi todas las decisiones que vas a tomar este año.

Un ejemplo con números

Administrativa a jornada completa, 22.000 € brutos al año.

• Coste empresa: 22.000 × 1,32 = 29.040 €
• Coste del puesto (ordenador, licencias, móvil, gestoría, formación): 2.000 €
• Total: 31.040 €
• Horas de convenio: 1.792 (52 semanas × 40 h, menos 22 días laborables de vacaciones y 14 festivos)
• Menos las ausencias reales del año pasado, unas 90 horas: 1.700 h
• 31.040 ÷ 1.700 = 18,26 € la hora

La cuenta rápida daba 22.000 ÷ 1.792 = 12,28 €. La diferencia es de casi un 50 %, y no es un matiz contable: es la diferencia entre que una tarea te parezca tolerable o insoportable.

Ahora ponle el número a una tarea concreta. Preparar y mandar presupuestos le lleva cinco horas a la semana. Cinco por unas 46 semanas trabajadas son 230 horas al año. A 18,26 €, esa tarea te cuesta 4.200 € al año. Con el número fácil parecía costar 2.825 €. Justo ahí cambia la decisión: hay soluciones que no valen 2.800 € y sí valen 4.200 €.

Tu hora se calcula de otra manera

La tuya no sale de una nómina, porque tú no cobras por hora. Tu hora vale lo que dejas de hacer cuando la gastas.

Una aproximación que funciona: coge el margen bruto del año pasado y divídelo entre las horas que metiste tú. Si el negocio dejó 120.000 € de margen y trabajaste 2.200 horas, tu hora ronda los 54 €. Es una cifra basta, pero sirve para lo que tiene que servir: mirar las tres tareas administrativas que sigues haciendo los domingos y verlas a 54 € la hora en vez de "es que lo hago rápido".

Con un matiz honesto: no todas tus horas valen eso. La hora en la que cierras al cliente grande vale mucho más; la del jueves por la tarde rellenando un formulario vale bastante menos. La cuenta no está para presumir del número, está para ordenar por dónde empiezas a soltar.

Qué hacer con el resultado, y qué no

Lo que sí:

• Ordenar las candidatas a automatizar por coste anual, no por lo pesadas que te parecen. Casi nunca coinciden.
• Ponerle un techo a lo que estás dispuesto a pagar por resolver cada una.
• Comparar contratar, externalizar y automatizar con el mismo baremo para las tres.

Lo que no, y conviene decirlo aunque no nos favorezca: las horas ahorradas no son euros hasta que haces algo con ellas. Si le quitas cinco horas semanales a tu administrativa y esas horas se diluyen en el mismo trabajo con menos agobio, has mejorado la vida de alguien —que no es poco— pero no has ahorrado 4.200 €. Se convierten en dinero cuando dejas de pagar horas extra, cuando aplazas una contratación que ibas a hacer, o cuando esas horas se van a algo que factura. Si no pasa ninguna de las tres, anótalo como mejora y no como ahorro, y no lo metas en la cuenta de resultados.

Un ahorro que no cambia ni una línea de tus números no es un ahorro. Es una jornada más llevadera, que también vale, pero se llama de otra manera.

Y hay un tipo de tarea donde este cálculo no decide nada. Un presupuesto que se queda sin contestar dos días cuesta cero horas y te puede costar el cliente entero. Una cita que nadie confirma cuesta cinco minutos de teléfono y deja un hueco vacío en la agenda. Ahí el coste no está en las horas: está en lo que se escapa. Esas se automatizan por el riesgo, no por la aritmética, y si esperas a que la cuenta de horas te dé la razón, no te la va a dar nunca.

Por dónde empezar

Saca el número esta semana, con tres perfiles y sin pulirlo. Después coge las cinco tareas que más se repiten en tu negocio, ponles horas al año y multiplícalas. Te vas a encontrar por lo menos una que cuesta bastante más de lo que imaginabas y una que cuesta bastante menos. Las dos sorpresas son útiles: la primera te dice por dónde empezar y la segunda te ahorra pagar por resolver algo que no dolía tanto.

Cuando tengas la lista ordenada, la decisión ya casi está tomada. Si la de arriba es repetitiva y tiene reglas claras, mira si hay un agente que ya la hace. Y si no la hay, al menos ahora sabes exactamente cuánto estás pagando por seguir haciéndola a mano.