Prepara tu tarifa para que un agente presupueste bien

Tu tarifa existe. Está en un PDF de hace año y medio, en una hoja de cálculo que solo entiende tu socio y, sobre todo, está en tu cabeza: el 10 % que le haces al cliente de toda la vida, el recargo si hay que subir material a un tercero sin ascensor, el mínimo por desplazamiento que unas veces cobras y otras perdonas. Cuando presupuestas tú, todo eso ocurre en dos segundos y sin pensarlo. Cuando le pides a un agente que presupueste por ti, ese conocimiento invisible es justo lo que falta.

Este artículo es para quien ya tiene decidido que quiere delegar los presupuestos sencillos y no sabe qué material preparar. Al terminar sabrás qué tiene que llevar cada línea de tu tarifa, qué reglas hay que sacar de tu cabeza y poner por escrito, y cómo montarlo en una tarde sin comprar nada nuevo.

Tu tarifa no está mal: está incompleta

Una tarifa normal no es un documento de precios. Es un recordatorio para alguien que ya se sabe el negocio. Por eso funciona contigo y falla con cualquiera que llegue nuevo: un empleado en su primera semana, un becario en agosto o un agente de IA.

Mira una línea cualquiera:

Instalación de punto de luz .......... 45 €

Tú lees eso y sabes que son 45 € por punto, sin material, con IVA aparte, mínimo dos puntos por visita y con un recargo si es obra vista. El agente lee 45 € y punto. Si el cliente pregunta «¿cuánto me cuesta poner un enchufe en la cocina?», el agente contestará 45 €, que es un número real y a la vez una respuesta mala: ni es lo que vas a cobrar ni es lo que el cliente va a pagar.

El fallo no es del agente. Es que le has dado un recordatorio en lugar de una tarifa. Y aquí está la buena noticia: arreglar esto no es un proyecto técnico. Es escribir lo que ya sabes.

Las cinco preguntas que cada línea tiene que responder

Coge una línea de tu tarifa y compruébala contra estas cinco preguntas. Si alguna se queda sin respuesta, el agente se la va a inventar o va a tener que preguntar al cliente algo que suena a torpeza.

1. Qué incluye y qué no. Material, mano de obra, retirada de escombros, licencias, garantía. Lo que no digas, el cliente asume que va incluido.
2. De qué depende el precio. Por unidad, por metro cuadrado, por tramos, por hora con fracción mínima, por zona. Si depende de algo, dilo y di de qué.
3. Qué necesitas saber del cliente para poder darlo. Esta es la que casi nadie escribe y la que más rendimiento da: es la lista de preguntas que el agente hará antes de soltar un número.
4. Cuánto aguanta ese precio. Quince días, treinta, «sujeto a confirmación de stock». Sin fecha de caducidad estás firmando presupuestos de hace ocho meses.
5. IVA, mínimos y desplazamiento. Si tus precios son sin IVA, tiene que estar en la propia línea, no en una nota al pie que el agente puede perderse.

La misma línea de antes, ya completa:

Punto de luz nuevo (empotrado)
Precio: 45 €/punto + IVA. No incluye luminaria ni material.
Mínimo: 2 puntos por visita.
Recargo obra vista: +12 €/punto.
Desplazamiento: incluido dentro de la ciudad; 0,45 €/km fuera.
Para presupuestar necesito: nº de puntos, tipo de pared (tabique / ladrillo / hormigón), si hay falso techo, y municipio.
Validez: 30 días.

Ha pasado de una línea a siete. Parece más trabajo, pero solo tienes que hacerlo una vez, y a partir de ahí ese servicio se presupuesta solo. Además, ese bloque le sirve igual al agente que al chaval nuevo del equipo.

Las reglas que solo viven en tu cabeza

Con la tarifa bien escrita cubres el 70 % de los casos. El otro 30 % son las reglas: eso que aplicas por instinto y que nunca ha estado escrito en ninguna parte.

Hay un ejercicio muy corto para sacarlas. Durante una semana, cada vez que des un precio, apunta en una nota del móvil la regla que has aplicado. En cinco días tienes una lista sorprendentemente completa. Suele salir esto:

• Descuentos. A quién, cuánto y hasta dónde puede llegar el agente sin preguntarte. Un límite claro («hasta un 10 %, más de ahí me lo pasas») vale más que una política elegante.
• Urgencias. Qué es urgente de verdad, qué recargo lleva y en qué casos no cobras urgencia aunque toque.
• Clientes especiales. La lista de los que tienen precio pactado. Si no la escribes, el agente le pasará tarifa de calle a tu mejor cuenta.
• Cuándo la respuesta correcta es «depende». No todo tiene precio cerrado, y un agente que sabe decir «esto necesita que lo vea un técnico, ¿te va bien el jueves?» es infinitamente mejor que uno que dispara un número.
• Qué no haces. Los trabajos que rechazas por sistema. Ahorra tiempo a todo el mundo y evita el peor escenario: aceptar algo que no quieres hacer.

Escríbelo en lenguaje normal, en un documento aparte. No hace falta formato ni estructura: hoy un agente entiende perfectamente «a los de mantenimiento mensual no les cobramos desplazamiento nunca».

Cuándo NO debe dar precio el agente

Preparar bien el material no significa que el agente presupueste todo. Hay trabajos donde el número no debería salir de forma automática, y conviene tenerlo decidido de antemano:

• Cuando hace falta ver el sitio. Reformas, instalaciones en edificios antiguos, cualquier cosa donde la foto engaña. Ahí el trabajo del agente es recoger datos, fotos y disponibilidad, y cerrarte la visita.
• Cuando equivocarte cuesta dinero de verdad. Si un error del 20 % en un presupuesto grande te come el margen del mes, ese tramo lo revisas tú. Un límite por importe es la regla más fácil de aplicar: por debajo de X, automático; por encima, a tu aprobación.
• Cuando el precio depende de un tercero. Proveedores con stock variable, materiales que cotizan, subcontratas. El agente puede dar una horquilla y decir que la confirmas tú.
• Concursos, licitaciones y clientes con pliego. Ahí no hay tarifa que valga.

En todos estos casos el agente sigue siendo útil: cualifica, hace las preguntas, monta la ficha y te la deja lista. Simplemente no pone el número. Tú apruebas, él ejecuta.

Montarlo en una tarde (y mantenerlo vivo)

No intentes reescribir la tarifa entera. Haz esto:

1. Saca tus últimos treinta presupuestos o peticiones de precio y mira qué servicios se repiten. Casi siempre son entre seis y diez líneas las que generan la mayoría de las consultas.
2. Reescribe solo esas con las cinco preguntas. Una hora larga.
3. Añade el documento de reglas. Otra media hora.
4. Pruébalo en frío: coge diez consultas reales de las que ya contestaste y comprueba qué habría respondido el agente. Aquí es donde aparecen los huecos, no antes.
5. La primera semana, revisa los presupuestos que salgan antes de que se envíen. Corriges dos o tres cosas y ya está afinado.

Para mantenerlo: un solo archivo, un responsable y una fecha visible de última revisión. El día que subas precios, cambias un sitio, no cinco. Si la tarifa vive en tres versiones distintas, el agente usará la que no toca y la culpa no será suya.

Por dónde empezar

Empieza por el servicio que más veces te preguntan y menos ganas tienes de contestar. Escríbelo entero, con sus cinco respuestas, y prueba. Si ese sale bien, el resto es repetir.

Cuando tengas ese material listo, un agente comercial puede encargarse de la parte pesada: preguntar lo que falta, calcular con tus reglas y dejarte el presupuesto hecho para que solo tengas que darle al botón de enviar.